Jens Olesen Lund

Erfaring og struktur hjælper IT-projekterne sikkert i mål

Erfaring og struktur sikrer den bedst mulige løsning, når konsulent Jens Olesen Lund hjælper kunder med at vælge og implementere nye ERP-systemer.

I dette interview fortæller konsulent Jens Olesen Lund om hvordan han løser opgaver for kunderne.

En bred erfaring udgør ét af de store plusser hos konsulent Jens Olesen Lund, når han via ProData Consult indgår en aftale med en kunde.

Gennem tidligere job for flere af de store softwareleverandører og leverandører af konsulentydelser har han bygget et både bredt og dybt kendskab op til de problemstillinger, en virksomhed står over for, når den på et tidspunkt skal anskaffe nyt IT-system.

Uanset hvor dygtige og energiske, udviklere og IT-administratorer i en virksomhed har været til at vedligeholde og forbedre, må de på et tidspunkt erkende, at et tidligere, ellers velfungerende IT-system synger på sidste vers.

Og netop fordi de dygtige udviklere og IT-administratorer har lagt deres energi i at optimere ét eller flere, nu veludtjente systemer, har de ikke altid fingeren på pulsen, når det gælder mulige kandidater til erstatning for det gamle.

Her kommer Jens Olesen Lund ind i billedet. Nok betegner han sig beskedent som autodidakt, når det gælder hans rolle som konsulent, men bortset fra sin oprindelige uddannelse som maskiningeniør har han også en solid intern IT-uddannelse fra dels IBM, dels Microsoft i bagagen, i netop implementering af nye ERP-systemer.

Lige for tiden er Jens Olesen Lund på opgave hos SSG Group i en rolle som projektleder, hvor han er med til at facilitere en opgradering af et eksisterende ERP-system.

{   ... "Jeg er ham, der udgør bindeleddet mellem de virksomheder, som skal bruge et ERP-system - fordi jeg forstår deres verden [….] samtidig har jeg lært nok IT til, at jeg kan oversætte det til de mennesker, der udvikler og implementerer…" ...   }

Enterprise Architect: Bindeleddet mellem forretning og udviklere

I sin rolle som Enterprise Architect hjælper han sine kunder med at kortlægge de opgaver, et nyt ERP-system skal løse, hvilke funktioner, opgaver og processer virksomheden benytter sig af, og på den baggrund stille nogle valgmuligheder op, som vil være relevante for kunden.

"Jeg er ham, der udgør bindeleddet mellem de virksomheder, som skal bruge et ERP-system - fordi jeg forstår deres verden, det er dét, jeg kommer fra - samtidig med, at jeg har lært nok IT til, at jeg kan oversætte det til de mennesker, der udvikler og implementerer," siger Jens Olesen Lund. Dermed fungerer han ofte som det manglende led mellem forretningsdelen og udviklingsdelen.

Jens Olesen Lund

"En IT-mand bliver mere og mere specialiseret", mener Jens Olesen Lund.

"Spændet mellem de to verdener bliver større og større. Der er kun få, som forstår hvad en IT-mand siger, og en IT-mand bliver mere og mere specialiseret. Han forstår ikke altid hvad en kunde siger. Der er opstået et gab, som kun vokser sig større," konstaterer Jens Olesen Lund.

Han tilskriver problematikken den kendsgerning, at en stor del af vi mennesker bliver eksperter på hvert vores snævre felt.

– Jeg er ikke begrænset af viden

"En ekspert er en person, som ved mere om mindre. Netop derfor har jeg bevidst valgt den strategi i forhold til min karriere, at jeg skal vide lidt om mange ting," som Jens Olesen Lund udtrykker det.

Eller som han tilføjer med et glimt i øjet: "Jeg er ikke begrænset af viden."

Han uddyber det med, at han med det udgangspunkt ikke er låst fast i, at tingene skal se ud eller gøres på en bestemt måde.

"Derfor er jeg heller ikke ekspert i ét system. Jeg er ekspert i at sætte systemer sammen," siger han.

Jens Olesen Lund bruger billedet af et sæt Lego-klodser, som skal sættes sammen på den rigtige måde, så resultatet bliver det ønskede hus. I den forbindelse bemærker han, at det i en typisk virksomhed ikke er ualmindeligt med 20-30 forskellige stykker software, som skal til for at hele forretningskæden hænger sammen.

"Der er masser af eksperter, som hver især er ekspert i lige præcis ét stykke software. Spørger man én af dem "Kan du løse det her problem, som er opstået?", så svarer han "Ja, det kan jeg godt ellers udvikler vi det bare." Spørger du en anden, så vil han også svare, at han kan løse det. Men de to eksperter vil aldrig kunne blive enige om hvor den bedste løsning ligger, eller hvordan vi bedst sikrer en standardløsning. Det er så her, at jeg kommer ind," siger han.

Jens Olesen Lund

Jens Olesen Lunds betegner sig som Enterprise Architect, til forskel fra hvervet som Solution Architect.

Påtager sig byggelederens rolle i IT-projekter

Netop derfor betegner han sig som Enterprise Architect, til forskel fra hvervet som Solution Architect.

Den mest nærliggende analogi til Jens Olesen Lunds rolle i forbindelse med et ERP-projekt finder han i byggeriet.

"Byggebranchen har været langt mere moden til at gøre tingene på den måde. I byggebranchen har man i mange år været vant til at benytte mange forskellige eksperter, det være sig vvs-folk, elektrikere, murere, tømrere o.s.v. Og hvad skal der til for at styre en byggeplads? Der skal en byggesagkyndig, en byggeleder eller en byggerådgiver," siger han, og betegner sig selv som kundens byggerådgiver, når kundens virksomhed skal have sat en IT-løsning sammen bedst muligt.

"En Solution Architect er ekspert i at sætte arkitekturen op for lige præcis den softwarepakke, han kommer med. Men dem kan der være fire-fem stykker af i forbindelse med et enkelt projekt. Og så er det min opgave at svæve over vandene, og få de respektive eksperter til at gå i takt, og at vi vælger netop de elementer, der giver mest mening i den aktuelle situation," siger Jens Olesen Lund.

Først når du forstår essensen, kan du forklare det

Af samme grund mener han også, at det giver rigtig god mening, at han arbejder freelance, og dermed ikke er bundet til én bestemt leverandør, hvis systemer han i givet fald ville læne sig op ad.

"Mit eneste succeskriterium er, at kunden er glad, at vi går i luften til tiden, og med den funktionalitet, man har sat næsen op efter," siger han.

{

... Albert Einstein, som på et tidspunkt skrev, at "enhver kan forklare noget på en kompliceret måde. Men for at gøre det simpelt, kræver det, at man virkelig forstår essensen.

}

Jens Olesen Lund citerer den berømte atomfysiker Albert Einstein, som på et tidspunkt skrev, at "enhver kan forklare noget på en kompliceret måde. Men for at gøre det simpelt, kræver det at man virkelig forstår essensen."

Tilsvarende betragter Jens Olesen Lund også sin opgave som en slags oversætter.

"Måske siger brugeren, at han gerne vil have, at systemet skal kunne scanne en faktura på to sekunder. "Yes, den klarer jeg", svarer eksperten, hvorefter brugeren kommer med en krøllet faktura, som der ovenikøbet er en kaffeplet på. Og så fungerer scanningen alligevel ikke. Så siger eksperten "Du sagde ikke...", hvorefter kunden svarer "Det vidste jeg ikke, at jeg skulle spørge om"," lyder et levende eksempel fra Jens Olesen Lund.

Han peger på den kendsgerning, at langt de fleste virksomheder, som står over for et IT-projekt, hver især ender med at vælge én leverandør, som virksomhedens beslutningstagere vælger at stole på.

"Men det svarer til at sætte ræven til at vogte får. Du ved godt, at når du skal have bygget et hus, så er der ikke én leverandør, der kan levere det hele. Og skal du have bygget en by, så er der mindst 10 eller 20 virksomheder involveret. Det er nøjagtigt det samme, vi gør her," siger han.

Husk at skrive ”indkøbsseddel” på forhånd

En anden analogi er familiens indkøbstur.

"Jeg siger til kunden, at vi skal have skrevet en indkøbsseddel, inden vi går i byen for at købe ind. Hvis jeg går i byen for at handle, uden at have en indkøbsseddel med, kommer jeg ikke hjem med de varer, som ville være det optimale. Så bliver det impulskøb. Først når vi har skrevet en indkøbsseddel, finder vi ud af hvor det er bedst at handle. Er det Netto, er det Brugsen, eller skal den have hele armen, så det er Irma eller nogle specialbutikker?" siger han.

Overført til virksomheden med behov for et nyt IT-system består indkøbssedlen af to lister:

  • En liste over de processer som systemet skal kunne understøtte – det være sig modtagelse af varer til lager, udskrivning af fakturaer, opstilling af salgsordrer mv.
  • En liste over hvilke funktionelle og tekniske krav virksomheden har til håndteringen af de enkelte processer.
Indkøbsseddel med to lister

Som eksempel giver han udarbejdelsen af tilbud, hvor den slags i nogle virksomheder bliver udarbejdet manuelt i et ganske almindeligt tekstbehandlingsprogram. Mens andre virksomheder kræver dedikeret tilbudsfunktionalitet i en løsning hvor alt er styret af parametre og forretningslogik for udarbejdelse og håndtering af tilbud.

Jens Olesen Lund

"Du ved godt, at når du skal have bygget et hus, så er der ikke én leverandør, der kan levere det hele. Og skal du have bygget en by, så er der mindst 10 eller 20 virksomheder involveret. Det er nøjagtigt det samme, vi gør her," siger Olesen Lund om IT-projekter.

Arkitektens opgave: Arbejdstegninger og valgmuligheder

{   ... Jeg skal være 100 pct. neutral, Jeg må ikke have nogen personlige præferencer...  }

Her er Jens Olesen Lund tilbage ved arkitektens opgave.

”Med udgangspunkt i kundens processer og krav i scope kan jeg udarbejde de første arbejdstegninger - et blue print af hvordan huset skal se ud, placering på grunden, el-diagrammer og alt hvad der ellers skal til for at man som kunde er bekendt og tilfreds med sit nye hus, og derved bidrage til at skabe tryghed i beslutningsprocessen " siger han.

Herefter bliver arbejdstegningerne benyttet til at identificere hvilke leverandører, der kan være relevante.

"Nu kan jeg så hjælpe kunden med at tage en faktuel beslutning om hvilken leverandør eller hvilke leverandører, han skal vælge. Og i den proces bliver de potentielle leverandører bedt om at besvare en række spørgsmål vedrørende deres erfaring, kapabilitet, kapacitet, certifikater, kundecases mv.," forklarer han.

I den situation skal Jens Olesen Lund, med hans egne ord, være 100 pct. neutral, for, som han siger, "Jeg må ikke have nogen personlige præferencer."

Fra IT-projekt til forretningsprojekt

En nok så vigtig del af hans arbejde for en kunde er at holde hånd i hanke med den efterfølgende implementering, så projektet ikke løber af sporet og efterlader kunden med et system, der ikke lever op til de stillede forventninger.

"Her er min opgave især at sørge for en fastlagt struktur for samarbejdet mellem kunden og partnerne, så partnernes repræsentanter hver især kender deres specifikke arbejdsopgaver og ansvarsområder. Ellers risikerer vi let, at der sidder 20 mini-projektledere med hver deres syn på den opgave, der skal løses," siger han og tilføjer:

”Et ERP-projekt består af ekstremt mange både store og små detaljer, der alle skal spille sammen for at opnå en komplet løsning. Det kan ikke løses uden en fast model eller struktur, som tager udgangspunkt i kundens processer.

Vi skal have et fælles projektrum, en fælles datamodel, en fælles beslutningsmodel med fokus på data, hvilket indebærer mere data visualisering og færre statiske dokumenter.

En "proces-fetichist"

Jens Olesen Lund

Jens Olesen Lund tøver ikke med at betegne sig selv som proces-fetichist. Netop fordi hans erfaring har vist ham, at hvad der umiddelbart kan syne som nøjagtigt de samme processer, bliver håndteret vidt forskelligt fra virksomhed til virksomhed.

Tilfældige mails, lokale regneark og hundredvis af Word-dokumenter og PowerPoint-præsentationer dur ikke. Vi skal have et fælles projektrum, en fælles datamodel, en fælles beslutningsmodel med fokus på data, hvilket indebærer mere data visualisering og færre statiske dokumenter. Ligeledes skal vi respektere indlæringskurven og tage beslutninger i takt med at vi får tilstrækkelig intern viden til at kunne tage en faktabaseret beslutning.”

Jens Olesen Lund tøver ikke med at betegne sig selv som proces-fetichist. Netop fordi hans erfaring har vist ham, at hvad der umiddelbart kan syne som nøjagtigt de samme processer, bliver håndteret vidt forskelligt fra virksomhed til virksomhed.

”Langt de fleste ERP-projekter bør ses som et forretningsprojekt frem for et IT-projekt. Her hjælper processerne med at fastholde fokus på forretningen, imødekomme urealistiske forventninger og synliggøre, hvor vi skal arbejde mere med forandringsledelsen.

Sidst men ikke mindst kan små ændringer i ens processer være med til at undgå specialkode, og dermed sikre at vi bliver på standard,” forklarer han.

{  Min fornemste opgave er at klæde folk på til at tage en beslutning. }

Klæder kunder på til at tage beslutninger

Sammenfattende siger han om det vigtigste mål med hans arbejde for kunderne:

"Min fornemste opgave er at klæde folk på til at tage en beslutning. Hvis vi har tre softwarekomponenter, der kan løse en given opgave, skal jeg på en simpel måde kunne forklare kunden, at hvis du bruger produkt A, så sker det og det, det koster det og det, og det kan det og det, vælger du B, sker det og det, og ved C det og det."

Jens Olesen Lund benytter i øvrigt lejligheden til at understrege vigtigheden af, at et stort IT-projekt er forankret i hele virksomhedsledelsen, så det bliver et forretningsmæssigt projekt, og ikke blot et IT-projekt.

Ledelsens engagement sikrer, at ERP-implementeringen ikke bliver et teknologiprojekt, men passer ind i virksomhedens overordnede strategi. På den måde sikrer virksomhederne bedst muligt, at deres projekter får succes samt at de får realiseret de forventede fordele.

Jens Olesen Lund

Tilværelsen som freelance-konsulent

Når Jens Olesen Lund bliver bedt om at vende blikket mod sin tilværelse som freelance-konsulent, er der heller ikke her nogen tøven:

"Jeg er mere entreprenørtypen, jeg er ikke god til at vedligeholde. Jeg kan godt lide nye opgaver, jeg kan godt lide variation.

Her er også nøglen til det at være konsulent i stedet for at være fastansat. Der sker hele tiden noget nyt. Der er ikke ét svar - der er mange svar. Og fordi jeg har været rundt hos så mange kunder, så har jeg lært, at hvad der virker i én virksomhed, virker ikke nødvendigvis i en anden," afslutter Jens Olesen Lund.

Jens Olesen Lund

Konsulent

Jens Olesen Lund

Oprindeligt uddannet maskiningeniør har Jens Olesen Lunds karriere snoet sig via interne IT-uddannelser hos henholdsvis IBM og Microsoft.

Hos IBM arbejdede han med implementering af ERP-systemer, hos Microsoft som systemudvikler, efterfulgt af faste job som først solution architect og siden enterprise architect, indtil han tog springet ud som uafhængig freelance Enterprise architect.